INGREDIENTES BÁSICOS PARA REDACTAR UN EXCELENTE INFORME DE AUDITORIA

El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y detallada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes; y en algunos casos de hechos previsibles partiendo de datos ya comprobados. Si bien esencialmente se compone de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del auditor, así como sus conclusiones y recomendaciones en torno a dilemas que lo motivan.

Lo que diferencia habitualmente un informe de otro género de la comunicación escrita, la novela por ejemplo, es que el primero comunica hechos o actividades concretos a un determinado lector o lectores. Un informe no es el producto de una inspiración momentánea que nos complace expresar a los demás, sino una respuesta a una pregunta, o preguntas a otra persona  que nos hace un encargo en busca de información o una opinión.

El propósito del informe es alcanzar  un conocimiento perfecto de la realidad de una organización, sin que se interfieran visiones personales deformadoras.

Las nuevas tendencias de la gerencia moderna han impuesto el uso del informe escrito., que no tenía tanta razón de ser cuando las organizaciones eran pequeñas y los procesos industriales menos complejos que en la actualidad. Su uso está extendido, y por las mismas razones en las diferentes organizaciones y en general donde quiera que hayan de emitirse comunicaciones en las que se faciliten datos, situaciones, desarrollos y opiniones sobre determinado asunto.

Entre las ventajas que pueden señalarse a los informes, se destacan: Son muestras del trabajo que se ha efectuado, se consideran como archivos fundamentales de ese trabajo, pueden servir de base para toma de decisiones, proporcionan a quienes se han de aprovechar de los mismos para tomar una decisión, la oportunidad de estudiar su contenido cuando más  cómodo les resulte y en el momento que lo deseen, pueden leerlo más personas y al mismo tiempo, permiten al nuevo personal consultar los ejemplares en los archivos y contribuyen al prestigio de una firma.

La redacción de un informe suele ser impersonal, directa, y para que éste sea eficaz ha de exigirse en el auditor un gran esfuerzo de atención, objetividad y rectitud profesional. Sea como sea para presentar un excelente informe solo se necesitan algunos ingredientes básicos y   un buen saber hacer. A continuación presento algunos ingredientes prácticos que todo auditor debe tener en cuenta en la elaboración de un informe:

1. Sobriedad: Es un ingrediente tan importante en el informe que, como alguien ha escrito, su estilo consistirá casi en carecer de estilo. La sobriedad que recomiendo no supone necesariamente sequedad o brevedad.
2. Evite frases largas: De más de dos o tres líneas y de gramática complicada.
3. Deseche  la verborrea y la hojarasca. Nada de literatura en el sentido peyorativa que a veces se da a esta palabra.
4. Sea Objetivo: El auditor debe ser fiel al sentido de los hechos por medio de unos papeles de trabajo sólidos y no cambiarlos dándoles un matiz despectivo o elogioso, según las circunstancias.
5. Evite todo signo de parcialidad: Nada de imaginaciones desbordadas; nada de sentimentalismo, ni de indignación, ni de sentimiento entusiasta.
6. Cero servilismos y familiaridad: En ocasiones se le pide al auditor, práctica deshonesta -$$, que en la preparación del informe beneficie unos determinados intereses o puntos de vista. El auditor no puede prestarse para ello, faltando a la fidelidad de la organización que le encomendó el encargo.
7. Opinión fundamentada: Si no es posible llegar a una certeza o conclusión sobre un punto determinado, no vacile en señalar esta irregularidad.
8. Mencione el mayor número de datos: Los números, términos, porcentajes  son factores de máxima relevancia.
9. Subdivida el informe: Reducir el contenido del informe mismo con sólo leer dichos títulos o centrando la atención en aquél que más inmediatamente interesa.

En la redacción del informe evite: 

1. Falsear o exagerar los hechos, 
2. Informar hechos, omitiendo algún por menor, 
3. Equivocar ciertos datos, 
4. Hacer demostraciones matemáticas no convincentes, 
5. Confundir los hechos con las opiniones, 
6. Incurrir en contradicciones, 
7. Desarrollar en forma incompleta algún punto, 
8. Disponer de capítulos o párrafos en forma desordenada, 
9. Emplear periodos largos y complicados, 
10. Repetir innecesariamente la misma palabra o giro, y
11. Abusar de tecnicismos innecesarios.

Siendo todo informe de auditoria una enumeración ordenada de hechos concretos que en algunos casos se refieren a cuestiones controvertidas en las que entran en juego intereses contrapuestos, es necesario, en muchas ocasiones que vayan acompañados por evidencia que por una parte completan la información del texto y por la otra le dan mayor valor agregado. Es conveniente numerar los gráficos, cuadros estadísticos, etcétera, que formen parte esencial del informe. Si se trata de un gráfico u otro documento que prefiere presentar dentro del propio texto, hágalo al lado mismo de la página donde se mencione dicho gráfico o documento. Para no romper la numeración de las paginas, pueden figurar en páginas repetidas 2 bis, 18 bis, etcétera.

Auditor: Reflexione, deténgase, pare a mirar, a observar con diligencia sus informes, que es la antesala del ver claro, de la lucidez, del desarrollo de la consciencia profesional.

Hasta pronto.