11 ESTRATEGIAS DE VENTAS DE SERVICIOS PARA LAS FIRMAS DE AUDITORIA

Las ventas en una firma de auditoria son como un cubo de rubik,  un gran rompecabezas mecánico tridimensional con varias partes: Necesidades del cliente, tipologías del servicio, cuantía del servicio, beneficios que este ofrece, el vendedor de servicios –Auditor- y muchos otros factores que cuando logran combinarse;  consiguen el   resultado esperado.

Probablemente muchos de nosotros hemos escuchado hablar del principio de Wilfredo Pareto: El 20% de sus prioridades le darán el 80% de su producción, si dedica su tiempo, dinero, personal  y energía al 20% de las prioridades establecidas a la cabeza de la lista, -prioridades versus producción-. Todo auditor debe entender el principio de Pareto en el área de la supervisión y liderazgo.  El 20% de los empleados de la firma será responsable del 80% del éxito.

Algunas estrategias y áreas personales  que capacitan al auditor líder para aumentar la productividad y ventas  en la firma son:

Estrategias:

1. Determinar  cuáles funcionarios son el 20% de los principales servicios; emplear el 80% del tiempo dedicado a su personal, con el 20% de los sobresalientes; invertir el 80% del dinero dedicado al desarrollo de personal, en el 20% de los mejores; establecer cuál 20% del servicio da el 80% de remuneración  y capacite un colaborador para que haga el 80% del trabajo menos efectivo, con el fin de liberar al productor para que haga lo que hace mejor; y pida que el 20% de los mejores capacite, ejerciendo sus funciones, al siguiente 20%. Lo anterior no significa que el 20% es más productivo, es mejor, más inteligentes, más ágiles; simplemente son un  poco más aventajados que los demás, en ciertas áreas. 

Áreas personales:

 El 20% de los auditores líderes ocupa el 80% del tiempo de la firma por:

1.  Actitud y habilidades: Saber negociar o realizar una buena presentación;
2. Progreso personal: Posee formación profesional para aprovechar al máximo su potencial y logra un continuo crecimiento;
3. Objetivos específicos: Fija metas claras y precisas;
4. Conocimiento del servicio: Sabe las características del servicio y sus beneficios;
5. Tipificación los nuevos clientes: Identifica los clientes potenciales, para contactarlos y ofrecerles los servicios;
6. Identificación de  las necesidades del cliente: Anticipa a las necesidades para mantener los clientes satisfechos;
7. Respuestas oportunas a refutaciones del cliente: Está al corriente de  lo que el cliente va objetar acerca del servicio, ejemplo el valor  del presupuesto;
8. Influencia en el cliente para  tomar el servicio: Sabe que los clientes  toman el servicio de acuerdo a lo que ven, escuchan y creen. La credibilidad y poder de convencimiento es lo que separa a un auditor líder de la competencia.
9. Desarrollo de  una presentación eficaz de su servicio: Tiene conocimiento del servicio y la presentación;
10. Proporciona un seguimiento certero y oportuno: Anterior al servicio, durante el servicio y después del servicio.

 Hasta pronto

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AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO DE BASE DE DATOS

Como todos sabemos, el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea  -RGPD- rige a partir del 5 de mayo de 2016. Esta normatividad se relaciona con el tratamiento y resguardo de datos personales  y a  la libre circulación de estos. Es aplicable a todos los estados de la Unión Europea de manera directa. Otorgan  un plazo de dos años para que los individuos o agencias de protección de datos se adecuen a la nueva normatividad, comenzando su aplicación a partir del 25 de mayo de 2018.

Dentro de este sistema se crea el cargo clave de delegado de protección de datos –DPO-, que debe existir en la mayoría de  las empresas. El DPO - Data Protection Officer- debe tener estudios de formación avanzada en derecho y protección de datos, actuando de forma independiente. Tiene como funciones principales informar, asesorar y supervisar el cumplimiento del Régimen General de protección de Datos –RGPD- del encargado.

Para el cumplimiento de los requerimientos RGPD quizás se necesita adquirir un programa de  software o contratar servicios de consultoría que ayuden a transformar el valor de la información almacenada en conocimientos de mercadeo, datos analíticos o ingresos.

La asesoría y auditoria en el RGPD está orientada a prestar servicios en el diagnóstico del estado de cumplimiento, implementación general del sistema, diseño y ejecución de un programa sistémico de sostenibilidad  y capacitación de aspectos primordiales de la normatividad.

Una auditoría de cumplimiento de base de datos requiere:

1.-Un  equipo  de profesionales  interdisciplinario con conocimientos de RGPD y de habeas data;

2.-Idoneidad en la implementación de procesos que garanticen el cumplimiento adecuado de la normatividad;

3.-Enfoque al diseño de soluciones integrales  que cubran las necesidades de sus usuarios, con el fin de cumplir la normatividad y evitar sanciones onerosas;

4.-Checklist para auditar los accesos de los datos  con el fin de comprobar o evaluar riesgos potenciales;

5.-Análisis de los accesos a los datos almacenados en la bases de datos, para medir y monitorear información almacenada;

6.-Verificación de la  relación de usuario con el acceso a la información almacenada en la base;

7.-Observación de quienes acceden a la información, cuando, cuál es su ubicación en la red y desde que aplicación o dispositivo lo hacen.

8.-Examen de mecanismos de control y seguridad de la base de datos;

9.-Depuración de datos pobres, duplicados e  inexactos;

10.-Detección en la base de  clientes potenciales inutilizables, fallos en el sistema al enviar correspondencia de sus clientes; base de datos obsoleta porque los clientes mueren o se mudan;

11.-Evidencia escepticismo de los datos, por perdida de la credibilidad del sistema; y

12.-Verificación de la aplicación de software de limpieza de datos, para  mejorar y proteger los datos.

En resumidas cuentas,  la dificultad con las bases  datos de las empresas es que la calidad se deteriora velozmente con el paso del tiempo. Los registros de los clientes se convierten en obsoletos y muchas veces carecen de credibilidad.

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EL AUDITOR, EL JUICIO PROFESIONAL Y EL SENTIDO COMÚN

El objetivo de la información contenida en los estados financieros es que sea útil a los usuarios que se basan en ella para la toma de decisiones financieras. Para  alcanzar este objetivo de utilidad en la preparación  y presentación  de los estados financieros se debe cumplir una serie de requisitos cualitativos que conducen a que dicha información en los estados financieros refleje imagen fiel de la situación financiera, del resultado y de los cambios en los flujos de efectivo de la empresa.

Los estados financieros para que  expresen la imagen fiel de la situación financiera y de los flujos de efectivo de la entidad, se debe preparar la  información bajo la hipótesis –entidad en funcionamiento y devengo-. Por otro lado el marco conceptual NIIF establece que la información que suministran los estados financieros debe cumplir unas características cualitativas principales–Comprensibilidad, relevancia, fiabilidad y  comparabilidad y unas secundarias –importancia relativa, representación fiel, neutralidad, prudencia  e integridad-.

El auditor al  emitir una opinión, debe lograr una seguridad razonable de que los estados financieros en su conjunto están libres de errores materiales, al fraude o error; lo que significa un grado absoluto de seguridad, debido a que existen limitaciones inherentes a la auditoría. El auditor al realizar un examen utiliza todos sus  conocimientos técnicos y experiencia relevantes –juicio profesional- para optar posibles trayectorias de acción dentro de la auditoria, para ejercer en forma eficaz  la profesión y realizar de una manera apropiada el encargo. El entrenamiento, conocimiento y experiencia relevante del auditor le permiten tener las competencias necesaria para lograr juicios prudentes y razonables. 

El juicio profesional es relevante al evaluar la evidencia de auditoria, establecer la importancia relativa, riesgos de auditoria, y opinar sobre los estados financieros.-NIA-200, objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las normas internacionales de auditoría-. El juicio profesional involucra por ejemplo: Calculo de estimaciones y provisiones, selección de tratamientos contables, elección de normas contables, el logro de un equilibrio entre las características cualitativas de la información etcétera. 

Sin embargo, el auditor debe ser consciente que  juicio profesional y  sentido común van de la mano.  El sentido común se refiere a la capacidad  del auditor de  analizar todos los elementos de la realidad con prudencia. Usar el sentido común el auditor es colocar lógica a sus acciones, es saber cuál es la causa y el efecto, qué podría suceder a simple vista si… reflexionar y anticipar.

Son buenas prácticas del sentido común:

1.-Ser leales, veraces y honrados en todas las relaciones profesionales  y de negocios;

2.-Tener actitudes objetivas y justas;

3.-Evitar información que se considere sustancialmente falsa o confusa, que se proporcione de manera descuidada o que cause confusión o error al omitir  u ocultar hechos, datos o circunstancias;

4.-Imponerse la obligación de no comprometer su juicio profesional o de negocios a causa de prejuicios, conflicto de interés o influencia indebida de terceros;

5.-Ser consciente que el auditor está expuesto  a situaciones que pueden deteriorar su objetividad, afectando o influyendo de modo indebido  en su juicio profesional, respecto a sus servicios; y

6.-Evitar la  preferencia por las soluciones complicadas, olvidando el sentido común y dejando a un lado la inteligencia y personalidad madura.

En conclusión,  el sentido común lo poseen todos auditores pero no todos los ponen en práctica. No lo  observan   porque algunos  actúan  más  por sus emociones que por la razón. 

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