Tal vez todos hemos visto
que toda auditoría termina con una reunión de cierre por parte del
auditor líder con los altos directivos de la entidad con el fin de presentar
un informe gerencial escrito, ajustado a las Normas Internacionales de
Auditoría, serie 700, con replica oral,
en el que se materializa el resultado de la evaluación y
revisión de la información.
El informe es una
comunicación destinada a presentar de manera clara y pormenorizada, el resumen
de hechos o actividades pasadas o
presentes; y en algunos casos de hechos previsibles partiendo de datos ya comprobados. En efecto,
un informe cumple con su función cuando gracias a él, sus destinatarios se ven
enriquecidos con la información o una verdad que antes no conocían, es decir,
un aumento positivo de su conocimiento.
En la vida real, muchos
informes orales de auditoría son pesados,
tediosos, sus oradores son malos
lectores de sus trabajos, pausados para
hablar, tono uniforme, un volumen de voz plano, ausencia de expresión corporal,
el no contacto visual con los oyentes, la exagerada extensión del informe, su
insulsez, falta de ayudas o ayudas sin estética o ciertas dificultades de salud
del expositor.
Evaluemos nuestra eficacia y
eficiencia para combatir el apego a ser
triviales y monótonos. Enjuiciemos y
hagamos que otros analicen nuestras actuaciones. El resultado da los elementos
de juicio para diseñar un plan de acción para mejorar.
Un informe oral para que sea
eficaz debe tener:
1. Clareza,
esto es, limitar la información a cuatro o cinco puntos esenciales, establecer
la relación entre varios hallazgos presentados, desarrollar un esquema de la presentación y
hacer selección apropiada de los materiales de apoyo. Por otro lado, los hechos
deben contener nombres, referencias y evidencias que refuercen los hechos.
2. Debe
ser imparcial diciendo lo que se sabe y
lo que se vio, narrar sólo los hechos y
no las opiniones;se trata de presentar
no convencer, el que informa no pretende
influenciar en absoluto en el ánimo de los que escuchan, sino estrictamente hacerles llegar unos datos que él ha descubierto. Otra cosa es que esos datos
tengan en sí mismos una argumentación y un significado que haga necesaria toda reflexión y que por eso mismo produzcan un efecto,
positivo o negativo, en la voluntad de quienes lo reciben, sin haber sido afectados por el informante y sin que este lo haya pretendido en lo
absoluto.
3. Cumplir
con los objetivos que se persiguen, a
través de diversas fases, como la
de estimular la atención de los destinatarios a través de
la introducción –romper hielo- , entusiasmarlos con el suministro datos de la
más alta confiabilidad, y presentar el informe de hallazgos/sugerencias logrando
finalmente su comprensión y aceptación.
En pocas palabras, para
rendir un informe en forma eficaz se
hace necesario combinar de modo creativo lo oral,
corporal, intelectual, técnico, estético
y metodológico.
¡Descubramos nuestras
habilidades y destrezas en el campo de la comunicación para lograr una mayor ventaja competitiva a nivel profesional!
“Valor es lo que se necesita
para levantarse y hablar, pero también para sentarse y escuchar”. –Winston
Churchill-
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