Todos los profesionales de contabilidad vivimos en un mundo de escritos e informes y no saber movernos en él acarrea altos riesgos y costos. En la actualidad algunos especialistas en auditoria y revisoría fiscal poseen falencias en cuanto a capacidades de lectura crítica y escritura de textos que van desde los más sencillos escritos como un correo electrónico hasta los más complejos como informes de auditoria.
El informe es el producto final
de la auditoria donde se presentan los resultados obtenidos durante el
examen y se comunica por escrito las desviaciones y la opinión que
emite el auditor revelando los problemas encontrados durante la revisión de las
actividades operacionales o cualquier otra circunstancia impracticable
que tenga que reportar. Por otro lado indica las causas que originan esos
ambientes y las posibles sugerencias para solucionar los problemas encontrados.
Aunque, el auditor no solamente informa hallazgos negativos, sino también
cualquier otra situación positiva que favorezca el desarrollo del objeto
social, es decir, reporta las buenas prácticas que encuentre y los
aciertos en las operaciones.
En el ambiente de la auditoria
es muy común utilizar términos que solamente entienden los profesionales de
contabilidad, por lo general, el informe final de auditoría está dirigido a los
directivos de alto nivel de la entidad, los cuales pocas veces entienden
el complejo lenguaje contable. Por esta razón se debe redactar informes
ejecutivos con un lenguaje coloquial evitando el exceso de términos
contables o desconocidos. Cuando un informe de auditoría no es claro, su
lectura es incomprensible y el auditado simulará no entenderlo para así minimizar
el peso del examen.
Un informe de auditoría es fruto de
un proceso. Además de ser oportuno, confiable y claro se debe redactar con un
estilo impersonal evitando: un tono impositivo e imperativo en las
observaciones reportadas, un acento de regaño o menosprecio, abundancia
de literatura que solo hace difícil su lectura, repetir las situaciones que
reporta y sobreinformación que aumenta el volumen del dictamen. Esto no
significa que se deba hacer un informe sencillo o carente de información.
El informe ejecutivo debe ser tan preciso y evidente que las observaciones
realizadas se acepten de inmediato y sin necesidad de hacer aclaraciones.
Al redactar las desviaciones se debe
hacer una descripción ajustada a la realidad de lo que se observo, de lo que se
evidencio por medio de la evaluación, con el propósito de escribir los
hallazgos tal y como se presentan, describiendo los resultados de la
auditoria lo más natural posible. Esto es, sin hacer ninguna
interpretación subjetiva del hecho que se audita, sino informar tal y como se
presenta la situación.
La escritura se halla fuertemente
ligada con la formación profesional del auditor y su participación en la vida
social. La escritura es un acto complejo que exige de quien escribe una buena
estructuración del pensamiento y del mundo de las ideas. Cuando el
auditor escribe un informe debe tener una visión global de lo que quiere
decir. Más tarde el auditado debe reconstruir el mensaje del informe y juzgar
la coherencia alcanzada. En otras palabras, el auditor que redacta el informe
se esfuerza durante el desarrollo de su actividad por organizar sus ideas de
modo que el auditado pueda comprenderlas, observando lo que se ha informado e
intenta determinar cómo se organizaron las ideas que se presentan en el
dictamen.
El auditor debe tener en cuenta que
los auditados y demás usuarios no van a tenerlo a él presente permanentemente
para que explique el informe. De manera que si el especialista en auditoria no
usa adecuadamente el lenguaje y organiza coherentemente sus observaciones su
texto resultara impreciso. La coherencia y la cohesión del informe son dos
propiedades fundamentales que cumplen una función esencial de comunicar.
Son dos propiedades estrechamente ligadas y en ocasiones es difícil
de establecer una línea divisoria entre ambas, pues en un informe si sus
unidades lingüísticas no están cohesionadas, es difícil que el dictamen sea
coherente. Redactar informes de auditoría o cualquier otro texto exige
esfuerzo, dedicación, disciplina y mucha lectura. Lo importante no es cuánta
superinteligencia tenga el auditor, sino como la emplea.
Hay magia en el pensar en grande...
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